Wechsel kommunaler HKR-Software: Warum Nutzerfreundlichkeit und Online-Fähigkeit entscheidend sind

Der Wechsel eines HKR-Systems (Haushalts- , Kassen- und Rechnungswesen) ist ein zentrales Vorhaben für jede Kommune. Ziel ist es, nicht nur ein funktionierendes Fachverfahren zu ersetzen, sondern ein modernes, digitales und nutzerfreundliches Haushalts- und Rechnungswesen in der Kommune zu etablieren. Dabei spielen intuitive Bedienung, vollständige Online-Fähigkeit und saubere Integration in die bestehende IT-Landschaft eine entscheidende Rolle.

Warum der Wechsel notwendig wird

Veraltete Client-Systeme, anfällige modulare Systemstrukturen, komplexe Bedienoberflächen, sowie mangelnde Integration von Fachverfahren führen vielerorts zu unübersichtlichen Prozessen und in der Folge zu einem erhöhten Aufwand im Haushalts- und Rechnungswesen der Kommunen. Ein Systemwechsel bietet die Chance, die Finanzverwaltung der gemeinden Grundlegend zu modernisieren – sowohl technisch als auch organisatorisch.

Nutzerfreundlichkeit im Zentrum

Ein moderne HKR-Software soll nicht nur Funktionen bieten, sondern diese einfach, schnell und intuitiv zugänglich machen. Nur dann wird das System akzeptiert – und tatsächlich genutzt.

Wichtige Aspekte

Übersichtliche Dashboards je Rolle (z. B. Haushalt, Kasse, Prüfung)

Intuitive Buchungs- und Anordnungsformulare

Belegerkennung, automatisiertes Buchen

Such-, Filter- und Favoritenfunktionen

Kontextsensitive Hilfe und automatische Validierung

Mobile Freigabeprozesse (z. B. online auf Tablet oder Smartphone)

Grundlegende (Software-) Anforderungen an moderne HKR-Systeme

Funktionale Anforderungen

Haushaltsmanagement: Doppik, Haushaltsplanung, Mittelbindung, Budgetüberwachung

Rechnungswesen: Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung

Kassenwesen: Zahlungsverkehr, OP-Verwaltung, Mahnwesen, Liquiditätsplanung

Berichtswesen: Standardberichte, individuelle Auswertungen, Controlling-Kennzahlen

Technische Anforderungen

Systemarchitektur: Webbasierte Oberfläche, keine Client-Installation erforderlich

Cloud-Fähigkeit: Betrieb in kommunaler Cloud oder Rechenzentrum möglich

Skalierbarkeit: Mandantenfähigkeit, Multi-User-Fähigkeit

Performance: Schnelle Ladezeiten, Lastverhalten auch bei hoher Nutzerzahl

Schnittstellen & Integration

Fachverfahren: offene, standardisierte Schnittstellen

DMS: Integration mit Dokumentenmanagement-Systemen (z. B. E-Akte, E-Rechnung)

Externe Partner: Anbindung an Prüfungsämter, zentrale Rechnungseingänge, Portale

Datenmigration: Übernahme historischer Buchungen, Kassenstände, Anordnungen etc.

Usability & Bedienung

Benutzerführung: Rollenbasierte Dashboards, individualisierbare Oberflächen

Automatisierung: Belegerkennung, automatisierstes Buchen, KI-Unterstützung

Barrierefreiheit: WCAG-konforme Gestaltung, Bedienbarkeit mit Tastatur/Screenreader

Mehrsprachigkeit: Optionale Unterstützung weiterer Sprachen

Sicherheit & Compliance

Datenschutz: DSGVO-konforme Verarbeitung, Zugriffskontrollen, Protokollierung

Zugriffsschutz: Zwei-Faktor-Authentifizierung, verschlüsselte Datenübertragung

Revisionssicherheit: Nachvollziehbarkeit von Änderungen, Prüfpfade, Versionskontrolle

Fazit: Der Mensch im Mittelpunkt

Der Wechsel zu einem neuen HKR-System ist ein elementarer Digitalisierungsschritt mit Wirkung auf Jahrzehnte. Eine nutzerzentrierte Software, vollständige Webfähigkeit und saubere Integration in die kommunale Systemlandschaft sind heute nicht Kür, sondern Pflicht. Die richtige HKR-Software erleichtert nicht nur die alltägliche Arbeit - sie schafft Räume das Haushalts- und Rechnungswesen der Kommune aktiv zu steuern!