Schneller zum Jahresabschluss: Was Kommunen selbst tun können

Ein schneller Jahresabschluss beginnt nicht erst nach dem 31. Dezember. Viele Verzögerungen entstehen, weil Abstimmungen, Bewertungen und Klärungen aus dem laufenden Jahr in die Abschlussphase verschoben werden.

Doppisch buchende Kommunen können selbst viel tun, um ihren Jahresabschluss zu beschleunigen. Entscheidend ist, die Möglichkeiten des jeweiligen Gemeindehaushaltsrechts konsequent zu nutzen und den Abschluss als ganzjährigen Prozess zu organisieren.

1. Verbindlichen Abschlusskalender einführen

Der Jahresabschluss ist keine alleinige Aufgabe der Kämmerei. Personal, Bau, Liegenschaften, Rechtsamt und andere Fachbereiche müssen rechtzeitig zuliefern.

Ein verbindlicher Abschlusskalender legt fest, wer welche Informationen bis wann bereitstellt. Vom gewünschten Fertigstellungstermin – beispielsweise Ende März – wird rückwärts geplant. Dabei sollten auch Verantwortlichkeiten und Eskalationswege eindeutig festgelegt werden.

2. Bilanzierungsrichtlinie und Wertgrenzen optimieren

Die Bilanzierungs- und Bewertungsrichtlinie sollte die Vereinfachungsmöglichkeiten des jeweiligen Gemeindehaushaltsrechts konsequent ausschöpfen.

Besonders wichtig sind Wert- und Wesentlichkeitsgrenzen. Das gilt beispielsweise für geringwertige Vermögensgegenstände bzw. Wirtschaftsgüter (GWG). Zulässige GWG-Wertgrenzen sollten genutzt werden, um unnötigen Aufwand in der Anlagenbuchhaltung und bei Inventuren zu vermeiden.

Auch zulässige Pauschalierungs-, Schätz- und Bewertungsverfahren sollten eindeutig geregelt werden. Was einmal verbindlich entschieden wurde, muss nicht bei jedem Jahresabschluss neu diskutiert werden.

3. Anlagenbuchhaltung und AiB-Zuordnungen beschleunigen

Die Anlagenbuchhaltung ist häufig ein Engpass. Besonders Anlagen im Bau (AiB) können sich über Jahre ansammeln und Zuordnungsprobleme verursachen. AiB sollten deshalb nicht erst zum Jahresende überprüft werden. Sinnvoll ist eine systematische Vorerfassung und unterjährige, beispielsweise quartalsweise Abstimmung mit den Fachbereichen.

Ist eine Maßnahme fertiggestellt und in Nutzung, sollten Aktivierung, Zuordnung und Umbuchung möglichst zeitnah erfolgen. Ziel ist eine weitgehend bereinigte Anlagenbuchhaltung bereits vor dem Jahresende.

4. Permanente und rollierende Inventuren nutzen

Inventuren sollten möglichst nicht als zusätzliche Großaktion zum Jahresende organisiert werden.

Soweit das jeweilige Gemeindehaushaltsrecht dies ermöglicht, bieten sich permanente und rollierende Inventurverfahren an. Bestände und Vermögensgegenstände werden planmäßig über das Jahr beziehungsweise über zulässige Inventurzyklen verteilt überprüft. Das reduziert Spitzenbelastungen und sorgt dafür, dass Differenzen früher erkannt werden.

5. Periodisierung, Rechnungsabgrenzungen und Rückstellungen vereinfachen

Periodisierung, Rechnungsabgrenzungen und Rückstellungen können erheblichen Ermittlungs- und Abstimmungsaufwand verursachen.

Kommunen sollten deshalb prüfen, welche Wesentlichkeitsgrenzen, Bagatellgrenzen, Pauschalierungen und Schätzverfahren das jeweilige Gemeindehaushaltsrecht zulässt. Diese Möglichkeiten sollten in der Bilanzierungsrichtlinie klar geregelt und konsequent angewendet werden.

Rückstellungssachverhalte sollten zudem bereits unterjährig gesammelt werden. Eine strukturierte Abfrage bei den Fachbereichen vor dem Jahresende reduziert den Aufwand in der eigentlichen Abschlussphase.

6. Nur relevante Korrekturen durchführen

Ein erheblicher Zeitfresser sind Korrekturen, deren Auswirkungen auf den Jahresabschluss kaum relevant sind.

Kommunen sollten deshalb im Rahmen der Möglichkeiten des Gemeindehaushaltsrechts Wesentlichkeitsgrenzen für Abschlusskorrekturen definieren. Nicht jede falsche Kontierung oder geringfügige Abweichung muss umfangreiche Umbuchungen und erneute Abstimmungen auslösen.

Vor jeder Korrektur sollte die Frage stehen: Hat der Fehler eine wesentliche Auswirkung auf die Aussage des Jahresabschlusses?

Wo das Gemeindehaushaltsrecht Spielräume eröffnet, sollten unwesentliche Sachverhalte nicht zu vermeidbaren Korrekturschleifen führen.

7. Meldeschluss und Buchungsstopp festlegen

Ein Jahresabschluss kann nicht fertig werden, solange Vorgänge bzw. Buchungen noch im alten Haushaltsjahre berücksichtigt werden müssen.

Deshalb braucht es einen verbindlichen Meldeschluss für die Fachbereiche und einen klar definierten Buchungsstopp.

Nach diesem Zeitpunkt sollten nur noch Sachverhalte verarbeitet werden, deren Berücksichtigung nach dem Gemeindehaushaltsrecht dringend erforderlich ist.

Das verhindert endlose Nachbuchungs- und Korrekturschleifen.

8. Forderungsbewertung und Kassenabschluss vorziehen

Auch die Forderungsbewertung und der Kassenabschluss sollten nicht vollständig in die Abschlussphase verschoben werden.

Offene Posten können bereits unterjährig analysiert, zweifelhafte oder uneinbringliche Forderungen identifiziert und erforderliche Einzel- oder Pauschalwertberichtigungen vorbereitet werden. Auch die Abstimmung zwischen Nebenbuchhaltung und Hauptbuch sollte regelmäßig erfolgen.

Besonderes Augenmerk verdienen ungeklärte Zahlungsvorgänge, Verwahrkonten sowie Vorschuss- und Verrechnungskonten. Über Jahre mitgeführte ungeklärte Ein- oder Auszahlungen können den Kassenabschluss erheblich verzögern und erschweren später die Zuordnung.

Solche Bestände sollten deshalb nicht erst im Rahmen des Jahresabschlusses untersucht werden. Sinnvoll ist eine regelmäßige unterjährige Bereinigung, beispielsweise monatlich oder quartalsweise. Für ältere ungeklärte Vorgänge sollten klare Verantwortlichkeiten, Bearbeitungsfristen und Eskalationswege bestehen.

Ziel sollte sein, dass zum Jahresende keine größeren Altbestände auf Verwahr- oder ungeklärten Konten mehr vorhanden sind und der Kassenabschluss weitgehend vorbereitet ist.

9. Potenziale der HKR-Software ausschöpfen – oder Systemwechsel prüfen

Ein schneller Jahresabschluss ist auch eine Softwarefrage. Häufig werden Funktionen der vorhandenen HKR-Software nicht vollständig genutzt, während parallel Excel-Listen, manuelle Abstimmungen und Nebenrechnungen entstehen.

Kommunen sollten prüfen, welche Prozesse sich im bestehenden System automatisieren oder vereinfachen lassen – etwa Abschlussbuchungen, Kontenabstimmungen, Anlagenbuchhaltung, Inventuren, Forderungsbewertung, Rückstellungen und Abschlussauswertungen.

Auch Schnittstellen zu Fachverfahren sind wichtig: Daten, die bereits digital vorliegen, sollten nicht erneut übernommen oder gar manuell erfasst werden.

Kann das vorhandene HKR-System zentrale Abschlussprozesse dauerhaft nicht effizient unterstützen, sollte auch ein Systemwechsel geprüft werden.

10. Begleitende Jahresabschlussprüfung organisieren

Aufstellung und Prüfung des Jahresabschlusses müssen nicht vollständig nacheinander stattfinden.

Wo die rechtlichen und organisatorischen Voraussetzungen gegeben sind, kann die Rechnungsprüfung bereits abschlussbegleitend tätig werden. Wiederkehrende Prüffelder, Bewertungsmethoden oder einzelne Bilanzpositionen können frühzeitig abgestimmt beziehungsweise geprüft werden.

Kämmerei und Rechnungsprüfung sollten dafür möglichst einen gemeinsamen Zeit- und Prüfungsplan vereinbaren. Das reduziert Rückfragen und Korrekturschleifen nach Fertigstellung des Abschlusses.

Fast Close statt Jahresendaktion

Der zentrale Gedanke hinter allen Maßnahmen ist einfach:

Arbeiten, die unterjährig erledigt, vereinfacht oder automatisiert werden können, gehören nicht in die Jahresabschlussphase.

Ein Abschlusskalender, klare Wertgrenzen, eine aktuelle Anlagenbuchhaltung, permanente Inventuren, pragmatische Periodisierung, Konzentration auf wesentliche Korrekturen, bereinigte Verwahrkonten, ein verbindlicher Buchungsstopp, eine leistungsfähige HKR-Software und eine begleitende Prüfung können die Abschlussphase erheblich verkürzen.

Ein schneller Jahresabschluss entsteht dadurch, dass am 31. Dezember möglichst wenig Arbeit übrig ist – und dass anschließend nur das bearbeitet wird, was für einen aussagekräftigen Jahresabschluss tatsächlich relevant ist.